Comment optimiser la gestion de vos fichiers PDF ?

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Dans un monde de plus en plus numérique, les fichiers PDF jouent un rôle essentiel dans la gestion des documents. Que ce soit pour des raisons professionnelles ou personnelles, nous sommes souvent confrontés à une multitude de fichiers PDF, ce qui peut rendre leur gestion complexe.

Cependant, il existe des moyens simples et efficaces d’optimiser la gestion de vos fichiers PDF, afin de gagner en efficacité et d’améliorer votre productivité.

Que vous souhaitiez trouver rapidement un document spécifique, organiser votre bibliothèque de fichiers ou faciliter le partage et la collaboration, cet article vous donnera des conseils pratiques pour tirer le meilleur parti de vos fichiers PDF. 

Qu’est-ce qu’un fichier PDF ?

Le format PDF est extrêmement utile pour permettre à vos documents d’être lisibles par n’importe quel appareil et n’importe quel système d’exploitation. En effet, la mise en page d’un document telle que vous l’avez imaginée est conservée lors de la conversion du format Word vers le format PDF, et toutes les solutions de traitement de texte telles que Word, LibreOffice ou encore Google Docs permettent un export rapide vers ce format universel.

Toutefois, les fichiers PDF peuvent parfois se révéler volumineux : c’est notamment le cas si vous scannez plusieurs pages ou documents et que vous les fusionnez dans un même PDF, ou si vous effectuez un scan en haute définition. Cela peut particulièrement se révéler gênant si vous devez déposer un dossier ou un formulaire sur un site Internet, et qu’une limitation de taille est instaurée. 

La compression des fichiers PDF est une fonctionnalité très utile pour réduire la taille de vos documents, mais savez-vous comment procéder pour pouvoir profiter de cette option ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la compression de documents PDF.

Comment bien compresser un fichier PDF ?

compresser un fichier PDF
compresser un fichier PDF

Pour compresser un fichier PDF, il existe plusieurs solutions.

La plus simple d’entre elles, proposée par votre explorateur Windows, consiste à envoyer votre fichier PDF vers un dossier compressé.

Vous pouvez mettre le nombre de fichiers de votre choix dans un même dossier compressé et ainsi envoyer celui-ci sur les plateformes de votre choix. Toutefois, tous les services n’acceptent pas les fichiers au format .zip.

Si vous disposez d’un Mac, la solution est plus facile :

  1. utilisez l’application Aperçu en passant par le menu Fichier
  2. sélectionnez Exporter
  3. puis Réduire la taille du fichier dans le menu Filtre Quartz

Il est possible de personnaliser les paramètres du Filtre Quartz pour configurer la qualité minimale des fichiers en sortie.

Une autre solution est de passer par le logiciel Adobe Acrobat, si jamais vous l’avez téléchargé sur votre ordinateur. Importez votre fichier PDF et choisissez Compresser ainsi que le niveau de compression désiré (faible, moyen ou élevé). Si vous ne l’avez pas sur votre machine, vous pouvez utiliser l’une des solutions de compression de fichiers existant sur Internet. Par exemple, compressez votre fichier PDF avec Adobe Acrobat en glissant et en déposant le fichier dont vous souhaitez réduire la taille, directement sur le site Internet officiel d’Adobe Acrobat.

Pourquoi compresser un fichier PDF ?

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles vous avez tout intérêt à compresser vos fichiers PDF pour en réduire le poids.

Pouvoir déposer votre document PDF sur une interface

Parfois, certains sites Internet vous demanderont de déposer un document comportant plusieurs pages, par exemple en guise de dossier de candidature ou de pièce justificative.

Le plus souvent, une limitation de taille est imposée pour chaque pièce demandée, et elle n’est pas fixée au hasard. En effet, la limitation de taille de fichier permet d’éviter une saturation de l’espace de stockage des documents reçus, et ainsi, d’éviter que le service en question devienne indisponible à cause d’un espace de stockage insuffisant.

Or, lorsque vous scannez un document en très haute définition, ou lorsque vous devez compiler plusieurs documents scannés au sein d’un même fichier PDF, le poids du fichier peut très vite s’envoler et dépasser le seuil fixé par le site Internet sur lequel vous devez déposer votre fichier.

Compresser l’intégralité de vos fichiers PDF est donc un automatisme à adopter pour pouvoir soumettre vos pièces justificatives et vos candidatures sans aucun souci. Faites attention, car tous les sites Internet n’acceptent pas forcément les fichiers compressés au format .zip.

 

Pouvoir attacher votre fichier PDF en pièce jointe d’un e-mail ou d’un message instantané

De la même façon que les sites Internet, les services de messagerie électronique proposent la possibilité d’attacher un ou plusieurs documents (image, fichier texte ou PDF) à vos messages. Or, qu’il s’agisse d’un service de messagerie instantanée telle que Discord ou WhatsApp, ou d’un service d’e-mails tels que Hotmail, Gmail ou votre messagerie professionnelle, une limitation de taille de fichier peut également exister.

 

Ainsi, pour ne pas avoir à utiliser de solution d’hébergement externe tel que Google Drive ou WeTransfer, vous avez tout intérêt à compresser vos fichiers PDF pour respecter la limite instaurée par le service que vous avez choisi. Par exemple, lorsque vous souhaitez joindre des fichiers à un e-mail envoyé sur Gmail, cette limite est fixée à 25 Mo pour l’ensemble des fichiers que vous souhaitez joindre dans un même envoi.

Organiser vos fichiers et gérer votre espace de stockage

Gérer de nombreux fichiers volumineux peut se révéler extrêmement compliqué lorsque vous disposez d’un faible espace de stockage, que cela soit les 15 Go gratuits de votre compte Google ou bien tout simplement le disque dur de votre ordinateur qui doit par ailleurs allouer de la place aux logiciels dont vous vous servez au quotidien.

 

Par conséquent, compresser vos fichiers PDF est un réflexe simple à adopter pour réduire l’espace disque utilisé par vos documents. Ainsi, vous pourrez centraliser l’ensemble de vos documents PDF au sein d’un même dossier, ou encore consacrer l’espace disque restant au téléchargement d’autres fichiers vidéo, logiciels ou jeux vidéo.

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