Qu’est-ce qu’un PCA, Plan de Continuité d’Activité

LE PCA est devenu une obligation, avec la pandémie du Covid-19, et les nombreuse cyberattaques, il est plus que nécessaire de monter une procédure, pour faire face à tout éventuel incident pouvant survenir, et ce, quelque soit l’incident.

Qu’est-ce qu’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) ? en Anglais A Business Continuity Plan (BCP)  Puisque le risque zéro n’existe pas, les organisations ne sont jamais à l’abri d’évènements fâcheux ou sinistres qui pourraient perturber leurs activités commerciales et engendrer des pertes, surtout financières non négligeables. 

Une entreprise est généralement vulnérable à plusieurs types de sinistres comme les catastrophes naturelles, les dommages volontaires, les dommages accidentels, les pannes de service, les attaques informatiques… Un sinistre pouvant être défini comme « tout événement imprévu qui entraîne l’incapacité de l’entreprise à soutenir ses opérations en tout ou en partie », c’est pour cela qu’il convient d’anticiper, en créant dès que possible un PCA.

Pour minimiser les dommages causés par de tels événements et aussi pour se doter de la capacité à se remettre rapidement d’un sinistre, les entreprises doivent nécessairement disposer de ce que l’on appelle Plan de Continuité d’Activité. Sinon, n’importe quel sinistre leur serait fatal. 

Avec la crise sanitaire du Covid-19 qui a paralysé l’activité économique à l’échelle mondiale, toutes les entreprises se sont posé la même question : comment s’organiser pour survivre à la crise ? Mise en place du télétravail, organisation du temps partiel, management à distance, mise à disposition de nouveaux outils : face à cette situation inédite, les entreprises ont dû faire preuve d’agilité en un temps record.

Pour certaines, de manière improvisée,  pour d’autres, qui avaient déjà envisagé un risque de crise majeure, le déploiement du Plan de Continuité d’Activité (PCA) a permis d’organiser le travail lors de la pandémie, bien que tout le monde n’était pas préparé, par obligation, il a fallu faire face.

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Un sujet important qui devrait intéresser tout chef d’entreprise et d’institution, dans cet article nous allons voir en détail ce qu’est un Plan de Continuité d’Activité ou PCA. 

Plan de continuité d’activité ou PCA, c’est quoi ? 

Un plan de continuité des activités (PCA) peut être défini comme une stratégie, un ensemble d’actions ou de systèmes permettant à une organisation donnée de gérer les risques que des sinistres peuvent apparaitre à tout moment pour perturber ses activités. 

Sans un PCA adapté qui prévoirait toutes les éventualités, une organisation ne saurait quoi faire en cas de sinistre inattendu ni de se remettre rapidement des perturbations que ceci aurait pu causer. 

Un plan de continuité des activités se présente sous la forme d’un document de travail qui reflète l’entreprise telle qu’elle est et non telle qu’elle était. Il doit être concis et facile à utiliser. Généralement, les procédures qui y sont établies indiquent quelles tâches doivent être effectuées, mais pas nécessairement comment elles sont exécutées. La raison pour laquelle de tels détails sont évités est qu’un plan de continuité des activités réussi nécessite la flexibilité d’être créatif, dans une situation donnée, et de ne pas être encombré par une conformité stricte et des procédures détaillées.

Pourquoi un plan de continuité des activités est-il important ? 

Faut-il vraiment avoir un plan de continuité des activités ? Si une catastrophe majeure a peu de chances de se produire, il reste néanmoins probable, apportant avec elle son lot de dégâts qui pourraient financièrement être fatals pour l’entreprise.

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La mise en place d’un PCA éviterait ce genre de scénario en permettant la gestion des risques que de tels évènements surviennent pour un meilleur contrôle. L’idéal serait bien évidement de tout faire pour qu’aucun incident ne survienne. Malheureusement, certains évènements seront insaisissables et imprévisibles ! Pour ce type d’évènements, un PCA bien pensé permettra surtout de réduire les dégâts et aussi faciliter et accélérer la reprise des activités suite aux perturbations. 

Les composants d’un plan de continuité des activités

Un plan de continuité des activités doit identifier les décisions (y compris les options) à prendre lors d’une catastrophe.

Il y a trois étapes majeures à respecter pour créer un plan de continuité d’activité qui tient débout :

  • Réaliser une évaluation des risques et une analyse de l’impact sur l’entreprise afin de déterminer l’ampleur de l’exposition aux menaces. 
  • Élaborer et documenter le plan de continuité des activités. 
  • Et enfin, tester, approuver et mettre en œuvre le plan de continuité des activités. Cette étape comprend le maintien du plan de continuité des activités sur une base continue pour répondre aux demandes changeantes de l’entreprise.

Le Plan de Continuité de l’Activité a des impacts sur :

  • l’activité de l’entreprise ;
  • le fonctionnement de l’organisation ;
  • sa situation financière ;
  • l’image de l’entreprise ;
  • l’implication du dirigeant en terme de RSE.
  • Et sa survie peut en dépendre, selon l’importance du sinistre.

Comment fonctionne l’évaluation des risques ?

L’évaluation des risques se divise en trois étapes : identification des risques, analyse d’impact commercial et pour finir l’évaluation à proprement parlé des risques. 

Identification des risques 

Cette partie du processus vise à identifier les processus et fonctions essentiels au fonctionnement de l’entreprise et la vitesse à laquelle l’impact de leur perte se fera sentir et dans quel délai si tel ou tel catastrophe venait à se produire. 

Il s’agit aussi d’identifier les fonctions commerciales critiques essentielles à la continuité du service ou de la production. C’est dans cette partie également que sont déterminés les événements qui peuvent nuire à votre entreprise, les dommages que de tels événements peuvent causer et les contrôles nécessaires pour prévenir ou minimiser les effets d’un potentiel de perte.

Analyse d’impact commercial  

L’analyse d’impact commercial vise principalement à identifier les impacts résultant d’une perturbation pouvant affecter l’entreprise et les techniques pouvant être utilisées pour quantifier et qualifier ces impacts. Elle s’effectue en priorisant les fonctions qui sont considérées comme critiques pour l’entreprise. 

Lors de l’élaboration d’un PCA, chaque fonction et opération commerciale doit normalement subir une analyse des risques et de l’impact commercial. En fonction du niveau de risque associé aux fonctions exercées, un plan de redressement peut être requis. L’analyse des risques doit être mise à jour au moins une fois par an et après tout changement majeur du système ou du fonctionnement ayant eu un effet significatif sur le risque associé à une opération donnée.

Evaluation des risques

Les travaux antérieurs auront permis d’identifier les risques auxquels l’entreprise est confrontée ainsi que les dommages potentiels. Une fois que c’est fait, la direction doit ensuite décider quel niveau de risque est acceptable pour l’entreprise. Cela aidera à déterminer les mesures à prendre et la manière dont le plan de continuité des activités sera élaboré.

Les différentes options sont les suivantes : 

  • Accepter la situation actuelle ; 
  • Réduire la probabilité et/ou l’impact de la catastrophe à un niveau plus acceptable ;  
  • Éliminer ou réduire les effets potentiels à un niveau négligeable. 

La première option repose sur la capacité de récupérer rapidement de l’événement. L’exercice d’analyse et d’évaluation ont permis l’identification des dangers susceptibles d’être rencontrés, mais d’ici à ce que la récupération soit terminée, les clients peuvent avoir trouvé des fournisseurs alternatifs. Voilà pourquoi il est important de pouvoir récupérer rapidement. 

La troisième option peut entraîner des dépenses considérables. La deuxième option, quant à elle, est souvent la préférée, car l’exposition de l’entreprise aux dangers est réduite autant que possible et les effets qui en résultent sont atténués. Le plan de continuité des activités détaille ensuite la manière dont le risque restant sera géré.

Elaboration et documentation du plan de continuité des activités

Identifier des canaux de communication

Il s’agit de : 

  • Préciser quels autres emplacements, services et personnel devront être joignables en cas d’urgence ; 
  • Identifier ce dont vous pourriez avoir besoin pour discuter ou communiquer ;
  • Indiquer le personnel qui devra être accessible ;
  • Déterminer comment vous communiquerez. Que peut-on faire s’il n’y a pas de téléphones immédiatement disponibles pour vous ou l’autre partie ? Définissez vos alternatives par ordre de priorité et documentez-le. Vous voudrez peut-être envisager une radio bidirectionnelle pour les membres les plus importants de votre équipe de gestion des urgences ;
  • Indiquer comment vos employés seront avisés d’une urgence en dehors des heures de travail. Si vous prévoyez d’utiliser des stations de radio, il est recommandé de prévoir deux stations. Des arrangements préalables avec les stations de radio sont généralement nécessaires ;
  • Déterminer quand vous aurez besoin de communiquer avec les personnes qui gèrent les opérations critiques – au début ? …continuellement ?… par intermittence ?
  • Indiquer toute différence de temps dont vous aurez besoin pour communiquer avec votre personnel, car cela affectera vos plans de communication…. 

Identifier les ressources nécessaires

Cette étape consiste à : 

  • Documenter le nombre minimum de personnes nécessaires pour les fonctions critiques
  • Décider qui est nécessaire pour exécuter les fonctions critiques. Mis à part les gestionnaires que vous avez nommés plus tôt, de qui d’autre pourrait-on avoir besoin et combien (ou combien peu) de personnes seront nécessaires ?
  • Considérer ce qui sera nécessaire pour exécuter les fonctions critiques en termes de fabrication alternative, d’entreposage et d’espace de bureau, de matériel informatique, de systèmes d’exploitation, de fichiers, de téléphones… Pensez en termes de quantités minimales ;
  • Décider comment vous obtiendrez le matériel requis et d’où (fournisseur, entrepôt, usine, stockage hors site) ? Ne comptez pas sur un seul fournisseur. Établir d’autres sources d’approvisionnement dans la mesure du possible ;
  • Indiquer quand ces articles seront nécessaires. Seront-ils nécessaires à toutes les étapes d’un déménagement, au début ou à la fin ?

Prise de décision en cas de catastrophe

Ici, vous devez notamment : 

  • Déterminer quelles équipes seront nécessaires avant, pendant et après une catastrophe. Un bon point de départ est d’envisager la chaîne d’événements après qu’une catastrophe se produise ou pendant une situation d’urgence 
  • Identifier les membres des équipes décisionnelles. 
  • Déterminer à ​​quel moment cette chaîne de commandement ou cette équipe devrait-elle entrer en vigueur ?
  • Proposer des emplacements où une équipe pourrait être basée
  • Déterminer le rôle et les responsabilités de chaque équipe doivent avoir. Les tâches spécifiques que chaque groupe sera chargé d’accomplir, telles que l’évacuation du bâtiment, les problèmes d’alimentation de secours, la notification des autorités, la notification des employés, doivent être définie.
  • Enfin et très clairement définir, qui doit communiquer et comment, afin d’éviter les bruits négatifs, et les informations qui ne manqueront pas de se produire « en tous genres ».

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