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Conseil d’administration sans papier : les clés de la digitalisation des réunions du C.A.

Nombreux sont ceux qui pensent que la tenue de réunions du conseil d’administration sans papier ne fait que soutenir les initiatives de responsabilité sociale de l’organisation. Après tout, moins de papier signifie moins d’impact sur l’environnement. Mais les arguments en faveur du passage à une solution de conseil d’administration sans papier ne s’arrêtent pas là.

Nous allons vous montrer dans cet article toutes les informations utiles sur la digitalisation des réunions du C.A.

Qu’est-ce que la dématérialisation du conseil d’administration ?

Afin d’avoir un impact positif sur les réunions traditionnelles du C.A et de permettre une transition fluide de l’information, la solution de dématérialisation du conseil d’administration a été introduite à partir de la réalité moderne. Les membres du conseil d’administration préfèrent désormais les communications numériques.

Cet outil rationalise la préparation des réunions et permet aux membres du conseil d’administration de se tenir au courant des documents du conseil sur un board portal centralisé. Les membres du conseil suivent un ordre du jour numérique avec des liens vers les documents pertinents. Cela permet à chacun de s’impliquer davantage et de rester sur la bonne voie pendant toute la durée de la réunion.

Pour les organisations qui cherchent à rendre la communication du conseil d’administration plus efficace, le passage à des réunions des conseils sans papier est une option efficace.

Quels sont les avantages d’un conseil d’administration sans papier

De nombreux conseils d’administration, sinon la plupart, sont passés aux réunions virtuelles. Beaucoup de ces entreprises envisagent un monde où les réunions virtuelles sont la norme. Tout cela soulève la question suivante : La digitalisation des réunions du C.A est-elle meilleure ?

Voici quelques-uns des avantages d’une réunion du conseil d’administration sans papier :

1. Une gestion plus facile des dossiers du conseil d’administration

En fonction de l’ordre du jour de votre réunion, le dossier traditionnel du conseil d’administration peut être aussi léger que quelques feuilles de papier, mais il peut aussi être aussi volumineux qu’un livre épais et relié. Dans ce dernier cas, vous devrez très probablement le laisser à votre domicile ou à votre bureau, ce qui vous laisse peu de temps pour l’examiner.

À l’opposé du dossier de réunion traditionnel se trouve le dossier de réunion numérique, qui est une version virtuelle de tous vos documents de réunion. Il tient parfaitement dans votre appareil, ce qui vous permet de l’emporter partout et de le lire dès que vous le pouvez, même en faisant la queue à la caisse du supermarché.

2. Une sécurité renforcée dans les salles de réunion

Un morceau de papier portant des informations confidentielles peut être égaré. Mais lorsque vous utilisez un logiciel de gestion des réunions du C.A, tout ce dont vous avez besoin est accessible en ligne, de sorte que vous n’avez pas besoin d’imprimer quoi que ce soit.

Ces solutions de réunion de conseil sont dotées de mesures de sécurité des données strictes, de sorte que seuls les participants ont accès aux ressources de la réunion.

En cas de risque de perte ou de vol d’un appareil, les solutions de portail de conseil disposent d’une fonction automatique qui efface vos données après plusieurs tentatives non autorisées.

3. Amélioration de la collaboration en salle de réunion grâce aux fonctions d’annotation et de présentation

Lorsque les membres participent activement à une réunion, ils parviennent plus rapidement à des résolutions. Tous les participants d’une réunion peuvent travailler ensemble en temps réel grâce à des outils très réactifs utilisés pour présenter, partager des fichiers, faire des annotations, écrire des notes autocollantes, dessiner des diagrammes à main levée, etc.

4. Des informations synchronisées grâce à des mises à jour en temps réel

Grâce aux applications de réunion du conseil d’administration, les mises à jour sont répercutées en temps réel sur les livres de bord numériques des participants. Les changements de dernière minute sont mis en place instantanément, de sorte que tout le monde est toujours informé des derniers développements.

5. Prise de notes simplifiée

Gribouiller des notes sur des bouts de papier peut entraîner une certaine confusion lorsque vous les relisez plus tard. Il est facile d’oublier les raisons pour lesquelles vous avez noté quelque chose lorsque vous n’avez pas de contexte pour l’accompagner. Mais lorsque vous optez pour des réunions de conseil d’administration sans papier, vous pouvez faire des annotations sur votre copie personnelle de la présentation qui est enregistrée sur votre tablette.

6. Renforcement de la responsabilité sociale des entreprises dans le cadre des initiatives environnementales

Bien que le papier puisse être recyclé, il ne peut plus être réutilisé au bout de six fois environ. À ce stade, ses fibres deviennent trop courtes et ne peuvent plus se lier pour former un nouveau papier. Il est inévitable que des arbres doivent encore être abattus, mais votre organisation peut exercer sa responsabilité sociale d’entreprise en réduisant sa consommation de papier.

Les entreprises déploient des logiciels de gestion de réunion des conseils d’administration sans papier ou des plateformes telles que boardmaps.fr.

Comment tirer le meilleur parti d’un conseil d’administration sans papier ?

Les meilleurs outils sont intégrés pour permettre une collaboration transparente, efficace et sécurisée avant, pendant et après les réunions. Ainsi, les logiciels de gouvernance modernes sont devenus un atout important dans le passage aux réunions virtuelles du conseil.

Pour tirer le meilleur parti des réunions virtuelles du conseil d’administration, il faut maîtriser ces nouvelles compétences :

  • N’envoyez pas les documents du conseil par courrier électronique. Trouvez plutôt une technologie de réunion du conseil optimisée pour une collaboration sécurisée par le biais de la messagerie électronique, de la messagerie et du partage de fichiers. Recherchez une plateforme intégrée qui assure le cryptage et la gestion des autorisations des utilisateurs.
  • Partagez les liens de vidéoconférence dans la technologie de réunion du conseil pour vous assurer que seuls les destinataires prévus peuvent y participer.
  • Tenez compte des fuseaux horaires des participants et choisissez des heures de réunion qui soient raisonnables pour tous.
  • Fournissez un ordre du jour minuté.
  • Distribuez les documents de réunion à l’avance et encouragez les participants à les examiner et à faire part de leurs commentaires avant la réunion.
  • Encouragez les conversations hors ligne pour les discussions hors sujet.
  • Recueillez des informations sur la façon dont les participants vivent les réunions du conseil d’administration sans papier. Répondez aux commentaires.
  • Assurez-vous que les participants sont équipés pour réussir les réunions du conseil d’administration sans papier. Tenez compte de leur bande passante, de leur matériel, de leur caméra, de leur casque, de leur navigateur et de leur logiciel de vidéoconférence, ainsi que de la technologie des réunions du conseil.

Si votre organisation est prête à optimiser et à transformer son processus de réunion du conseil d’administration, l’utilisation d’une solution de réunion du conseil d’administration sans papier serait votre prochaine étape.

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