Un logiciel de facturation adéquat permet de faciliter la vie d’un entrepreneur. Pour les petites et les moyennes entreprises qui doivent émettre des devis et factures sur une base régulière, la facturation constitue une tâche chronophage qu’il est essentiel d’optimiser.
Un processus de facturation efficace déterminera significativement la capacité de l’entreprise à se développer et à répondre aux défis qui s’imposent à elle en matière de concurrence et de satisfaction client.
Dans son choix, l’entreprise doit tenir compte de critères spécifiques.
Les logiciels de facturation ne disposent pas de fonctionnalités similaires et les priorités de l’entreprise varient en fonction de son secteur d’activité et de sa taille.
Voici quelques conseils pour vous aider à faire un choix avisé.
Table des matières
- 1 Conseil 1 : Dresser une liste des fonctionnalités nécessaires pour l’entreprise
- 2 Conseil 2 : Privilégier un outil simple
- 3 Conseil 3 : Tenir compte de la fonctionnalité de gestion des clients
- 4 Conseil 4 : Opter pour un logiciel avec une fonction de recherche
- 5 Conseil 5 : Evaluer le format du logiciel
- 6 Conseil 6 : Gérer automatiquement les impayés
- 7 Conseil 7 : Choisir un logiciel qui permette la personnalisation
Conseil 1 : Dresser une liste des fonctionnalités nécessaires pour l’entreprise
Un logiciel de facturation performant permettra à l’entreprise de réaliser une édition rapide de devis sur mesure, mais également de répondre à certains besoins en ce qui concerne la gestion comptable de l’entreprise. Une liste exhaustive des fonctionnalités facilitant la vie de son personnel est nécessaire pour permettre aux TPE et PME de faire un choix convenable.
Des solutions tout-en-un qui permettent la gestion des devis, l’émission de factures et la gestion de la comptabilité sont préconisées. À la différence des grandes entreprises qui font souvent appel à un service de comptabilité externe et qui peuvent donc se contenter des fonctionnalités basiques, les TPE et PME gagneront à miser sur des solutions logicielles plus complètes.
Dans de nombreux cas, un choix des plus judicieux sera d’opter pour un outil de gestion de la relation client intégrant une fonctionnalité de facturation. Teamleader se présente sous différentes formules pour apporter une aide sur mesure aux entreprises allant de moins de 20 collaborateurs à celles dont le personnel peut atteindre 1000 employés.
Ces structures trouveront dans cette solution logicielle des fonctionnalités très pertinentes pour gérer des projets, les planifier et pour émettre des devis et des factures, tout en gagnant un temps précieux.
Conseil 2 : Privilégier un outil simple
L’utilisation d’un logiciel de facturation a pour but de simplifier la tâche de son utilisateur. Le défi quotidien des entreprises qui viennent de se lancer reste essentiellement une utilisation judicieuse de leur temps et de leurs ressources.
Il est donc indispensable de choisir un logiciel de facturation présentant une interface ergonomique, et dont la prise en main soit facile et intuitive. Cela permet à ces entreprises de se consacrer aux autres aspects de leur activité, tout en bénéficiant d’une aide précieuse grâce à une gestion automatisée de son processus de facturation.
Conseil 3 : Tenir compte de la fonctionnalité de gestion des clients
Le choix d’un logiciel de facturation qui permette également la gestion des clients et des prospects de l’entreprise est l’idéal, raison pour laquelle un logiciel avec CRM intégré est vivement recommandé.
Cela permet de renseigner diverses informations sur les clients et de les répertorier dans une base de données unique à laquelle est associée la possibilité d’éditer les factures ou de réaliser des devis en quelques clics.
La gestion de la relation client étant un enjeu important pour les entreprises, un CRM adapté et associé à la facturation permet d’avoir une vision globale à titre prévisionnel ou analytique.
Conseil 4 : Opter pour un logiciel avec une fonction de recherche
Pour les PME, l’avantage significatif de l’utilisation d’un logiciel de facturation est sa simplicité et le gain de temps qu’il permet de réaliser. Il est donc impératif que la dématérialisation de vos factures soit associée à la possibilité de faire des recherches en fonction de paramètres clés comme le nom d’un client ou encore la date d’émission d’une facture ou d’un devis.
Dans la pratique, les logiciels de facturation les plus aboutis permettent de rassembler vos différents fichiers en fonction de vos besoins et priorités ainsi que de les classer par catégorie. Seulement, comme ce n’est pas toujours le cas, il faudra penser à réaliser des tests pour déterminer si le logiciel choisi répond à vos besoins.
Conseil 5 : Evaluer le format du logiciel
Il est important que votre logiciel de facturation puisse servir à la réalisation de factures à partir de n’importe quel ordinateur. Il existe d’ailleurs des logiciels de facturation qui vous permettront de travailler, et ce,même sans connexion.
Cela peut s’avérer très utile dans certains cas. Par ailleurs, la possibilité d’exporter les données à partir de votre logiciel de facturation vers d’autres outils de votre ordinateur sera précieuse.
Le fait de pouvoir imprimer des factures ou encore de les sauvegarder directement sur le bureau de votre ordinateur à partir de votre logiciel de facturation peut faire une grande différence.
Conseil 6 : Gérer automatiquement les impayés
Une très grande partie des impayés et retards de paiement est simplement due au fait que la facture ne parvient généralement pas au client dans les bons délais. Une absence de relance à l’approche de l’échéance peut également en être la cause.
Un logiciel de gestion de facturation doit être en mesure de vous signaler automatiquement les impayés, mais aussi de vous notifier au moment opportun de toutes les relances qui doivent être effectuées.
Dans certains outils, il est très simple de s’informer grâce à un tableau de bord qui permet de visualiser toutes les données relatives aux clients. L’intérêt du digital prend tout son sens dès lors qu’il est possible d’automatiser ces différents aspects de la relation client.
Conseil 7 : Choisir un logiciel qui permette la personnalisation
Aujourd’hui, les factures électroniques n’ont rien à envier aux documents papier traditionnels. Puisque toute entreprise se distingue par son identité graphique, il est impératif que vos documents, factures et devis expédiés soient conçus de manière adaptée.
Ici, votre logiciel de facturation doit vous permettre d’importer facilement les éléments de la charte graphique de votre entreprise.
La possibilité de personnaliser vos factures avec le logo et les différents éléments visuels de votre entreprise vous permet alors de conserver toute votre singularité et de répondre à des objectifs évidents en matière de marketing et d’image de marque.
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