Les documents constituent la mémoire d’une organisation. Ils retracent son histoire, consignent ses décisions et formalisent ses engagements. Une gestion efficace des documents est donc cruciale pour le bon fonctionnement d’une structure, quelle que soit sa taille.
Voici 5 bonnes pratiques à mettre en œuvre pour y parvenir.
Ce qu’il faut retenir pour un parfaite gestion des documents :
- Définir des règles de nommage claires pour les documents afin d’améliorer leur recherche et leur cohérence, en évitant les abréviations et en incluant la date de création.
- Adopter une stratégie de classement simple, logique et cohérente en organisant les dossiers par thèmes ou projets, avec une arborescence partagée et révisée régulièrement.
- Mettre en place des workflows de validation pour formaliser les procédures de création, validation et diffusion des documents, réduisant ainsi les risques d’erreur et assurant la traçabilité.
- Définir une politique de conservation des documents en fonction de leur nature et des contraintes légales, en déterminant des durées de conservation adaptées et en éliminant rapidement les documents temporaires.
- Sécuriser l’accès aux documents sensibles en restreignant l’accès, en chiffrant les données critiques, en assurant la traçabilité des consultations et en mettant en place des procédures d’alerte en cas de perte ou de vol.
Table des matières
Définir des règles de nommage des documents
Une convention de nommage des fichiers accroît la cohérence documentaire. Elle facilite aussi grandement la recherche. Les noms de fichiers doivent être suffisamment explicites et refléter le contenu.
L’utilisation de termes identiques à ceux du plan de classement améliore la pertinence. La date peut figurer dans le nom pour distinguer différentes versions. Il est recommandé d’inclure la date de création ou de dernière modification du document dans le nom de fichier.
Il est préférable d’éviter les abréviations obscures, les ponctuations et caractères spéciaux. Un nom concis, mais descriptif est idéal. Les versions successives peuvent être différenciées par un indice (V1, V2…). La convention doit être simple à appliquer et compréhensible par tous les utilisateurs, même non experts. Son respect doit être contrôlé régulièrement.
Une formation aux bonnes pratiques de nommage peut être dispensée au sein de l’organisation. Un guide synthétique rappelant les règles à suivre peut aussi être diffusé en interne.
Adopter une stratégie de classement pertinente
Un système de classement adéquat permet de retrouver aisément tout document, d’optimiser la gestion de contenu d’entreprise et d’éviter la duplication des informations. Pour être efficace, la stratégie de classement se doit d’être :
- simple ;
- logique ;
- et cohérente.
Elle doit refléter les activités et processus clés de l’organisation. Les dossiers doivent être organisés par thèmes ou projets et non par personne. Il est recommandé de limiter le nombre de niveaux à 3 ou 4 maximum. Les intitulés doivent être clairs, explicites et homogènes. Un référentiel de classement formalisé facilite l’appropriation par tous.
La mise en place d’une arborescence unique et partagée évite la dispersion. Son respect rigoureux garantit la traçabilité. Elle doit évoluer avec les besoins de l’entreprise. Une révision régulière permet de vérifier la pertinence du plan de classement et d’y apporter les ajustements nécessaires. L’implication des utilisateurs est essentielle pour obtenir une classification qui reflète au mieux les activités.
Mettre en place des workflows de validation
Les procédures de création, validation et diffusion des documents doivent être formalisées. Des workflows avec étapes de révision et validation réduisent les risques d’erreur et garantissent la qualité des livrables. Ils assurent également la traçabilité des décisions.
Les réviseurs et approbateurs doivent être clairement identifiés en fonction du type de document et de son niveau de sensibilité. Les délais de traitement à chaque étape doivent être définis et respectés pour assurer la fluidité du processus. Un tableau de suivi facilite le pilotage des circuits de validation.
L’utilisation d’un logiciel de GED automatise et sécurise le processus de bout en bout. Les notifications à chaque intervenant fluidifient les flux. L’historique des validations est conservé.
Mettre en place des règles de conservation
La définition d’une politique de conservation des documents est indispensable pour maîtriser les volumes documentaires et réduire les coûts liés au stockage. Pour être efficace, cette politique doit s’appuyer sur un calendrier de conservation précisant les durées de vie des documents en fonction de leur nature et des contraintes légales.
Définir des durées de conservation adaptées
Les documents doivent être conservés pendant la durée correspondant à leurs besoins d’utilisation dans l’entreprise et pour répondre aux exigences légales. Les documents essentiels et réglementaires nécessitent généralement une conservation plus longue que les documents d’activité courante.
Éliminer rapidement les documents temporaires
Les brouillons, doublons et autres documents provisoires ou intermédiaires doivent être détruits rapidement dès lors qu’ils n’ont plus d’utilité. Leur élimination régulière permet de limiter le volume de données à conserver.
Recourir à l’archivage intermédiaire
Comme indiqué ici, pour certains documents devant être conservés longtemps, un archivage intermédiaire sur des supports moins onéreux peut être mis en place. Cette pratique optimise les coûts de stockage tout en assurant la traçabilité requise avant destruction finale.
Sécuriser l’accès aux documents sensibles
Certains documents revêtent un caractère confidentiel et leur divulgation peut nuire à l’organisation. Il est donc indispensable de sécuriser leur stockage et leur circulation. L’accès aux répertoires hébergeant des données sensibles doit être restreint par des droits spécifiques. Le chiffrement des documents critiques limite aussi les risques de fuite ou d’intrusion. Les historiques de connexion doivent être vérifiés régulièrement. La diffusion des documents confidentiels doit se faire après anonymisation si possible. Les transferts par mail doivent être sécurisés et cryptés.
La traçabilité des consultations et impressions doit être assurée. En cas de perte ou de vol, des procédures d’alerte et d’investigation doivent être déclenchées rapidement. Une politique de sécurité claire, appliquée rigoureusement et mise à jour préserve la confidentialité des informations.
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